Auditoría única

Historia

Antes de implementar la Auditoría Única, el gobierno federal se basó en numerosas auditorías llevadas a cabo en programas individuales financiados por el gobierno federal para garantizar que estos fondos se gastaran adecuadamente. Debido a que el gobierno tenía numerosas agencias que otorgaban cientos de programas diferentes, la tarea de auditar todos los programas se hizo cada vez más difícil y llevó más tiempo. Para mejorar esta situación, la Ley de Auditoría Única de 1984 estandarizó los requisitos de auditoría para los estados, los gobiernos locales y los gobiernos indígenas tribales que reciben y utilizan los programas federales de asistencia financiera. ^[5]

En 1985, la Oficina de Administración y Presupuesto de los Estados Unidos (OMB) emitió la OMB Circular A-128, “Auditorías de los gobiernos estatales y locales”, para ayudar a los destinatarios y auditores a implementar la nueva auditoría única. En 1990, OMB extendió administrativamente el proceso de Auditoría Única a organizaciones sin fines de lucro mediante la emisión de la OMB Circular A-133, “Auditorías de instituciones de educación superior y otras organizaciones sin fines de lucro”, que reemplazó a la OMB A-128. Estas nuevas guías y disposiciones estandarizaron la Auditoría Única en los Estados Unidos para incluir a todos los estados, gobiernos locales, organizaciones sin fines de lucro e instituciones que reciben fondos federales del gobierno de EE. UU. ^{[2] [5] [6]}El 26 de diciembre de 2013, OMB emitió los Requisitos Administrativos Uniformes, los Principios de Costos y los Requisitos de Auditoría para los Premios Federales, que estandarizan el cumplimiento y los requisitos de auditoría para entidades gubernamentales, organizaciones sin fines de lucro e instituciones de educación superior. ^[7]

Propósito y componentes

El gobierno federal proporciona una amplia gama de asistencia federal a los beneficiarios que alcanzan más de $ 400 mil millones anuales. ^[1] Esta asistencia se brinda a través de miles de becas y premios individuales anualmente con el propósito de beneficiar al público en general en las áreas de educación, salud, seguridad pública, bienestar y obras públicas, entre otros. Sin embargo, como condición para recibir esta asistencia, los beneficiarios deben cumplir con las leyes y regulaciones federales y estatales aplicables , así como con las disposiciones particulares vinculadas con la asistencia específica. ^[8]La auditoría única proporciona al gobierno federal la garantía de que estos destinatarios cumplen con dichas directivas al contar con un informe de fuente externa independiente (el CPA) sobre dicho cumplimiento. Sin embargo, solo se aplica a los receptores estatales, locales y sin fines de lucro que gastan $ 750,000 o más de dicha asistencia en un año. [1] [2]

Una auditoría única abarca un examen de los registros financieros, estados financieros , transacciones y gastos de adjudicación federal , la administración general de sus operaciones, los sistemas de control interno y la asistencia federal que recibió durante el período de auditoría (el período de tiempo de las operaciones del receptor examinadas en la auditoría única, que generalmente cubre un año natural o fiscal). ^[3] [9] La auditoría única se divide en dos áreas: cumplimiento y financiera.

El componente de cumplimiento de una Auditoría Única cubre el estudio y la comprensión (etapa de planificación), así como la prueba y evaluación (etapa de examen) del receptor con respecto al uso de asistencia federal, las operaciones y el cumplimiento de las leyes y reglamentos. ^[9] El componente financiero es exactamente como una auditoría financiera de una entidad no federal que incluye la auditoría de los estados financieros y las notas adjuntas. Dependiendo del destinatario, la auditoría única puede ser simple y directa, o puede ser compleja y problemática. Esto se debe a que hay millones de subvenciones federales otorgadas cada año a miles de destinatarios, cada uno con su propia forma de funcionamiento independiente. Por lo tanto, la auditoría única difiere de receptor a receptor y de programa federal a programa.

Por estas razones, el gobierno federal requiere que los auditores realicen la auditoría de cumplimiento de un receptor con una etapa de planificación y una etapa de examen. Durante la primera etapa, o etapa de planificación, el auditor debe estudiar al receptor, determinar si existe un riesgo alto o bajo de que el receptor no cumpla con las leyes y reglamentos, identificar programas federales y evaluar dichos programas. La segunda etapa, o etapa de examen o auditoría, es donde el auditor realmente audita la asistencia y los programas federales. ^[9] La etapa de planificación se considera una parte integral de la auditoría única porque permite al auditor diseñar y realizar la auditoría en función de las cualidades, características y necesidades del receptor que se auditará.

Auditoría de cumplimiento: etapa de planificación

Auditado de bajo o alto riesgo

Antes de determinar qué programas federales examinar, el auditor primero debe estudiar al receptor mismo. Esta evaluación requiere que el auditor entreviste a los empleados, observe las operaciones, obtenga referencias de terceros y lea los informes de auditoría anteriores del destinatario, entre otros procedimientos. Esto ayuda al auditor a entender al destinatario y determinar si es probable que cumpla o no con las leyes y regulaciones federales. Esto se lleva a cabo porque las operaciones, los procedimientos y la ética laboral del destinatario afectan directamente el cumplimiento de las leyes y normativas de los programas federales individuales.

La evaluación concluye con el auditor que determina, con base en la evaluación, si el receptor es un auditado de alto riesgo o un auditado de bajo riesgo . Un auditado de alto riesgo es un receptor que tiene un alto riesgo de no cumplir con las leyes y regulaciones federales, mientras que un auditado de bajo riesgo es exactamente lo contrario. Por ejemplo, un auditor puede juzgar a un receptor como un auditado de alto riesgo porque los informes de auditoría de los últimos años tienen numerosos hallazgos de auditoría(por ejemplo, situaciones específicas de incumplimiento de las leyes y reglamentos, deficiencias graves en los controles internos y / o actos de fraude), o porque el auditor recibe noticias de diversas fuentes de que el receptor está involucrado en actividades ilegales, como el lavado de dinero. Por otro lado, el auditor puede determinar que un receptor es de bajo riesgo porque su personal de administración tiene una buena ética de trabajo, el auditor ha recibido buenas referencias de fuentes externas o porque el receptor nunca ha recibido ningún hallazgo de auditoría. Sin embargo, la OMB Circular A-133 ha establecido ciertos requisitos que un destinatario debe cumplir para ser considerado un receptor de bajo riesgo. Esto incluye lo siguiente: ^[10]

• Las auditorías únicas se han realizado anualmente en años anteriores.
• Las opiniones del auditor sobre los estados financieros y el Programa de Gastos Federales (discutido más adelante) no fueron calificados (los estados financieros son razonablemente correctos).
• No hay debilidades materiales identificadas en las auditorías del año anterior.
• Ninguno de los programas federales previamente auditados tuvo hallazgos de auditoría en los últimos dos años.

La OMB Circular A-133 usa la determinación de alto y bajo riesgo para regular la cantidad de auditoría que se realizará. Aunque el auditor establece el trabajo real necesario para una auditoría única, la OMB estableció un límite para auditar a los receptores de alto riesgo y de bajo riesgo. Para los destinatarios de alto riesgo, el auditor debe auditar no menos del 40% de toda la asistencia federal recibida durante el año. Para los receptores de bajo riesgo, ese límite se reduce al 20%. ^[11]

Esta determinación afecta toda la auditoría única porque el auditor ajusta el examen en consecuencia. Dado que el auditor debe proporcionar una opinión al gobierno federal sobre si el receptor y sus programas cumplieron con las leyes y regulaciones, el auditor realiza suficientes pruebas y procedimientos de auditoría (también conocido como trabajo de auditoría) para confirmar que la opinión es correcta. ^[12] Normalmente, el auditor aumenta en gran medida la cantidad de auditorías para auditados de alto riesgo, para asegurar que su opinión sea correcta. Para los auditados de bajo riesgo, el auditor no es tan riguroso; pero aún reconoce que un destinatario de bajo riesgo aún puede tener problemas de cumplimiento. Por el contrario, una determinación de alto riesgo no significa que el receptor no cumple, solo que es más probable que lo sea.

Identificación de programas de asistencia federal

Para determinar qué programas federales auditar según la auditoría de cumplimiento, la asistencia federal gastada por el receptor (también llamada gasto federal ) durante un año se identifica por nombre de programa federal, agencia federal y número de CFDA . Estos gastos federales se combinan para determinar la cantidad total gastada durante el año. Cualquier destinatario cuyo gasto federal total durante un año sea igual o superior a $ 500,000 requiere una auditoría única [3] [4]. Si el destinatario no cumple con este umbral, no se requiere una auditoría única, aunque el destinatario puede optar por realizar una auditoría específica del programa (una auditoría de un solo programa federal, sin auditar a toda la entidad). Una vez que se realiza esta determinación, OMB Circular A-133 requiere que los programas federales se categoricen en dos grupos: Programas tipo A y programas tipo B. ^[13]

• Programa tipo A : un programa tipo A es cualquier programa federal dentro de un destinatario que gasta: (1) $ 750,000 o más de asistencia federal para beneficiarios con $ 10 millones o menos de asistencia federal gastada durante el período de auditoría, o (2) 3% de la asistencia federal total gastada durante el año para aquellos que superan los $ 10 millones, el que sea mayor. En otras palabras, si un destinatario gastó un total de $ 10 millones o menos en asistencia federal, entonces cualquier programa individual que gastó $ 300,000 o más se considera un Tipo A. Si un receptor gastó más de $ 10 millones en asistencia federal, entonces cualquier programa individual que gasta el 3% de esa cantidad se considera un programa de Tipo A. ^[14]
• Programa tipo B: un programa tipo B es cualquier programa individual que no cumple con los requisitos de tipo A. ^[15]

Ejemplo 1: la Ciudad de ejemplo administra un programa de la Sección 8 y gastó $ 450,000 en fondos de la Sección 8 y $ 5,000,000 de asistencia federal total durante el año. Como este monto no excede los $ 10,000,000, el programa de la Sección 8 se considera un programa de Tipo A porque $ 450,000 excede el límite de $ 300,000.

Ejemplo 2: Utilizando los mismos datos en el Ejemplo 1 con la excepción de que la Ciudad de ejemplo ahora gastó un total de $ 15,000,000 en asistencia federal, el programa de Sección 8 cumpliría con el umbral Tipo A porque $ 450,000 equivale a $ 15,000,000 x 3% ($ 450,000) .

Ejemplo 3: usando los mismos datos en el Ejemplo 1 con la excepción de que la Ciudad del Ejemplo ahora gastó un total de $ 20,000,000 en asistencia federal, el programa de la Sección 8 no alcanzaría el umbral Tipo A porque $ 450,000 es menos de $ 20,000,000 x 3% ($ 600,000 ), y se consideraría un programa de Tipo B.

Evaluación de riesgos

Después de determinar qué programas son de Tipo A y Tipo B, la OMB Circular A-133 requiere que el auditor estudie y comprenda las operaciones y controles internos de dichos programas dentro de la entidad, y realice ^[16] y documente ^[17] una evaluación de riesgos basada en dicho estudio para determinar si cada programa tiene un alto o bajo riesgo de no cumplir con las leyes y regulaciones. El auditor puede considerar numerosos factores, incluida la experiencia actual y previa de auditoría, controles internos buenos o pobres sobre programas federales, muchos o ningún hallazgo previo de auditoría, la supervisión continua o de falta de supervisión por parte del gobierno federal sobre el receptor, evidencia o conocimiento de fraude y la riesgo inherente del programa federal. ^[18]

Para cualquier programa de Tipo A que se considere de alto riesgo de no cumplir, la OMB Circular A-133 requiere que el auditor realice una auditoría de cumplimiento en ese programa. ^[19] Para un programa Tipo A que se considera de bajo riesgo, entonces el auditor no está obligado a realizar una auditoría de cumplimiento, aunque la OMB Circular A-133 permite que el auditor lo haga si lo desea. ^[19] Aunque la evaluación del riesgo es realizada por el auditor en función de su juicio, ^[18] [20]La OMB Circular A-133 tiene dos requisitos para que un programa se considere de bajo riesgo. Primero, el programa debe haber sido auditado al menos una vez en los últimos dos años, y segundo, el programa no debe tener hallazgos de auditoría cuando fue auditado por última vez. Si el programa no cumple con ninguno de estos dos requisitos, se considera automáticamente de alto riesgo. ^[dieciséis]

Para los programas más pequeños de Tipo B que se han identificado como de alto riesgo, el auditor tiene dos opciones: o auditar la mitad de todos los programas de Tipo B de alto riesgo o auditar un programa de alto riesgo de Tipo B para cada programa de Tipo A de bajo riesgo . ^[19] Los programas tipo B que tienen un bajo riesgo de no cumplir no están obligados a ser auditados.

Auditoría de cumplimiento: etapa de examen

Después de que el auditor determina qué programas federales auditar, el auditor realiza una auditoría de cumplimiento que examina las operaciones del programa, examinando archivos, documentos, contratos, cheques, etc. El auditor investiga, hasta cierto punto, las transacciones entre el programa federal y otras partes . Estas funciones se comparan con las leyes y regulaciones aplicables a un programa para ver si cumplieron o no. El examen no requiere observar todos y cada uno de los documentos y cada uno de los procesos generados por el programa, sin embargo, se requiere que el auditor realice suficientes procedimientos para formarse una opinión sobre si el programa (como un todo) cumplió con las leyes y regulaciones. ^[21]

Debido a la cantidad de regulaciones federales, el gobierno federal ha proporcionado ciertas guías y documentación para ayudar al auditor en el examen, que incluye el Suplemento de Cumplimiento de la Circular OMB A-133 y los requisitos de Cumplimiento: ^[21]

Suplemento de cumplimiento OMB Circular A-133

La Circular OMB A-133: Suplemento de Cumplimiento es una guía amplia y extensa creada por la OMB para Auditorías Individuales, y se considera la herramienta más importante tanto para el auditor como para el receptor cuando realiza, o está sujeto a, una Auditoría Única. ^[5]Fue creado después de las enmiendas en 1996 a la Ley de Auditoría Única y sirve para identificar los requisitos de cumplimiento importantes existentes que el Gobierno Federal espera que sean considerados como parte de una auditoría única. Sin él, los auditores tendrían que investigar miles de leyes y reglamentos para cada programa individual de un receptor para determinar qué requisitos de cumplimiento son importantes para el Gobierno Federal. Para auditorías individuales, el Suplemento reemplaza las guías de auditoría de la agencia y otros documentos de requisitos de auditoría para programas federales individuales. ^[5]

Requisitos de cumplimiento

Los requisitos de cumplimiento son una serie de directivas provistas por agencias federales que resumen cientos de leyes y reglamentos aplicables a la asistencia federal y son importantes para la gestión exitosa de dicha asistencia. La OMB creó 14 requisitos de cumplimiento básicos y estándares para los cuales los receptores siempre deben cumplir cuando reciben y utilizan la asistencia federal, y proporcionó explicaciones detalladas, discusiones y orientación sobre ellos en el Suplemento de Cumplimiento de la Circular OMB A-133. ^[22]Estos requisitos de cumplimiento solo sirven como pautas para el cumplimiento de las leyes y regulaciones específicas aplicables a la asistencia y sus objetivos están diseñados para ser de naturaleza genérica, debido a la cantidad de diferentes programas federales provistos por el gobierno. Por ejemplo, muchos programas federales tienen requisitos de elegibilidad para que los individuos u organizaciones participen en dichos programas porque han sido establecidos por leyes, reglamentos o disposiciones contractuales. Sin embargo, si bien el criterio para determinar la elegibilidad varía de un programa a otro, el objetivo del requisito de cumplimiento de Elegibilidad de que “solo participen personas u organizaciones elegibles y calificadas” es uniforme y universal en todos los programas de asistencia federal. Este criterio universal de elegibilidad se llamaRequisito de cumplimiento de elegibilidad . ^[23]

Auditoría financiera

La auditoría única requiere que el destinatario prepare los estados financieros específicamente para la auditoría única. ^[24] También requiere que se realice una auditoría financiera al receptor, que incluye las operaciones de asistencia federal así como las operaciones de asistencia no federales. Las pruebas de las transacciones y los saldos de las cuentas se realizan para garantizar que la información presentada en los estados financieros, y sus notas , sean razonablemente correctas. ^[25]Además, el destinatario debe preparar un Programa de Gastos Federales, que es un estado financiero complementario único para los beneficiarios de asistencia federal que detalla toda la asistencia federal gastada por el beneficiario durante el año, clasificada por el programa federal. ^[26] El auditor debe entonces auditar e informar sobre este cronograma como si fuera parte de los estados financieros estándar. ^[25]

Paquete de Recopilación de Datos e Informes

Una vez que finaliza la auditoría única, el destinatario prepara dos documentos: un “Formulario de recopilación de datos y un” Paquete de informes “. El formulario de recopilación de datos, Formulario SF-SAC, es un formulario estándar que básicamente es un resumen de la auditoría única. Incluye detalles del auditor, una lista de los programas federales auditados y un resumen de los hallazgos de auditoría informados por el auditor. El Formulario SF-SAC está disponible en http://harvester.census.gov/fac/ . El paquete de informes incluye todos los informes finales del auditor junto con los estados financieros del destinatario. Incluye: ^[27]

• Informes del auditor
• Discusión y análisis de la gerencia (MD & A): sirve como introducción a los estados financieros del receptor donde la administración del receptor (por ejemplo, Gobernadores, en el caso de los estados; Alcaldes, en el caso de las ciudades; Presidente, en el caso de las organizaciones sin fines de lucro) organizaciones, etc.) discute los resultados de las operaciones y otra información financiera, ofreciendo información y descripción detallada sobre el destinatario mismo.
• Estados financieros del receptor: contiene los estados financieros requeridos por la Junta de Normas de Contabilidad Gubernamentales (GASB), que incluye las declaraciones a nivel de Gobierno y los Estados Financieros del Fondo.
• Notas del beneficiario a los estados financieros : esto incluye cualquier nota y revelación de los estados financieros tal como lo requieren los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) de los Estados Unidos.
• Información complementaria: esta sección incluye información financiera y no financiera relacionada con el receptor que no está cubierta en el MD & A o los estados financieros y sus respectivas notas.
• Programa de gastos federales de adjudicación: este documento detalla todos los gastos de asistencia federal realizados por el destinatario durante el período de auditoría, categorizados por el programa federal y la agencia federal.
• Programa de hallazgos y costos cuestionados: si el auditor encuentra situaciones en las que el receptor no cumplió con las leyes y regulaciones, donde los controles internos son deficientes, o una situación de actos ilegales o fraude, el auditor debe informar tales situaciones al gobierno federal en esta sección, así como cualquier costo cuestionado. Los costos cuestionados son montos que el receptor gastó, pero que el auditor determinó que no estaban permitidos y deben devolverse al gobierno federal. ^[28]
• Programa de hallazgos previos de auditoría: en esta sección, se requiere que el auditor realice un seguimiento e informe sobre la acción correctiva del destinatario sobre cualquier resultado de auditoría informado en años anteriores.

Tanto la recopilación de datos como el paquete de informes son guardados por el destinatario y las copias se envían al Federal Audit Clearinghouse (FAC) y a cualquier agencia federal que lo solicite específicamente. ^[27] Las pautas federales requieren que los destinatarios presenten los documentos no más de 30 días después de que el auditor presente sus informes o 9 meses después del último día del período de auditoría, lo que ocurra primero. ^[29]

Responsabilidad del auditor

El auditor es responsable de realizar la auditoría real del receptor de acuerdo con las Normas de Auditoría Gubernamental Generalmente Aceptadas (GAGAS) ^[30]y utilizando la guía provista por la OMB Circular A-133 y su Suplemento de Cumplimiento, todos los cuales establecen ciertas reglas a seguir durante la Auditoría Única. El auditor debe establecer objetivos de auditoría que determinen si el receptor cumplió con las leyes y regulaciones. Deben investigar los premios y programas de asistencia federal del beneficiario para determinar la aplicabilidad de leyes y regulaciones específicas. Deben comprender al destinatario, su organización, operaciones, sistemas de control interno y la capacidad de administrar con responsabilidad la asistencia federal. Deben realizar procedimientos de auditoría (algunos de los cuales son sugeridos por el Suplemento de Cumplimiento) para cumplir con estos objetivos de auditoría.

El auditor debe comprender el sistema de control interno del destinatario para determinar si el destinatario cuenta con las salvaguardas adecuadas que ayudan a administrar la asistencia federal de manera responsable. Después de obtener suficiente conocimiento de ese sistema, el auditor debe realizar procedimientos de auditoría para verificar que el sistema de control interno del destinatario funcione adecuadamente y que las operaciones del programa federal del destinatario cumplan con las leyes y regulaciones (por ejemplo, la parte de auditoría de cumplimiento de la Auditoría Única). ^{[3] [31] [32]}

Como parte de la auditoría única, el auditor debe preparar y presentar tres informes individuales al destinatario y al gobierno federal. El primer informe es una opinión, o un descargo de responsabilidad, sobre si los estados financieros del receptor se presentan de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados de los EE. UU., Idénticos al informe de una auditoría financiera sobre una entidad no receptora. El segundo informe es sobre el estado de los controles internos relativos a los estados financieros y los principales programas. El tercer informe es una opinión, o un descargo de responsabilidad, sobre el grado en que el destinatario ha cumplido con las leyes, regulaciones y los términos y condiciones de los subsidios de asistencia federal. Después de los dos últimos informes, si la auditoría única produjo hallazgos de auditoría,^[28] [32]

El juicio del auditor es necesario para determinar qué procedimientos de auditoría son suficientes para lograr los objetivos de la auditoría y si se necesitan procedimientos de auditoría adicionales o alternativos para lograr dichos objetivos. El auditor es responsable de determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría necesarios para cumplir los objetivos de la auditoría (es decir, es el auditor quien determina la cantidad necesaria de su trabajo de auditoría necesario para formarse una opinión sobre si el receptor cumplió con las leyes y regulaciones).

Ver también

Notas